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Numérisation des « factures papier » : une avancée dans la conservation des données

Pour garantir la pérennisation des données et l’interopérabilité des systèmes, les entreprises peuvent, depuis le 30 mars 2017, conserver sous forme électronique les factures papiers pendant le délai fiscal de 6 ans.

Jusqu’à la loi de finances rectificative pour 2016, les factures dites « papiers » devaient être conservées et stockées pendant 6 ans sous leur forme d’origine, avec toutefois une tolérance pour les factures électroniques susceptibles d’être conservées sur un support informatique pendant 3 ans.
L’article 16 de la loi a assoupli de manière significative les modalités de stockage en permettant aux entreprises de conserver sous forme numérique les factures établies ou reçues sur support papier.

Les modalités de numérisation et de conservation à respecter ont été fixées par un arrêté du 22 mars 2017 (JO du 30), soit un jour avant la date butoir…

Il est à noter tout d’abord que le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique, c’est-à-dire que le résultat de la numérisation doit être la copie conforme du support papier, à la fois en image et en contenu, de sorte que même les couleurs doivent être reproduites à l’identique. L’archivage peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté.

En outre, chaque document doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) et doit être assorti :
– Soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
– Soit d’une empreinte numérique ;
– Soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
– Soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Enfin, chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Des incertitudes persistent tout de même : l’arrêté passe sous silence le sort des factures émises avant le 31 mars 2017 puisqu’il ne précise pas si cette possibilité ne vise que les factures émises ou reçues à compter de cette date ou si elle peut concerner les factures émises avant. Il convient donc d’attendre une position de l’administration fiscale pour nous éclairer sur ce point…